以政府部门需求为向导的电子政务建设与运维方

发表于:2018-12-09 作者:伟森
【内容导读】电子政务建设有不同模式,不同政府部门可以根据实际情况选择具体的建设模式。同其他工程项目一样,在电子政务建设过程中,也必须有一套规范化的项目管理方法,以保证电子政务......

电子政务建设有不同模式,不同政府部门可以根据实际情况选择具体的建设模式。同其他工程项目一样,在电子政务建设过程中,也必须有一套规范化的项目管理方法,以保证电子政务工程项目如期保质保量地完成。由于许多电子政务方面的产品或服务是由IT厂商或专业化机构提供的,所以各级政府部门要有一套规范化的选型和采购机制。

电子政务外包

1.电子政务外包概述

电子政务是一项庞大的系统工程,一个政府部门无论是在职能上,还是在人员编制、管理体制、运作机制上都不可能养一支专门的队伍来进行电子政务系统的开发和维护。这就要求各级政府部门引入市场竞争机制进行电子政务建设。把大量的政府业务系统开发、政府网络维护等工作通过招标等方式,外包给专业化的IT公司去做。对于公务员,通过相应的培训提高其计算机应用水平,能够在日常工作中实现无纸化办公和网上互动式操作就行了。只有这样,才能经济、高效地把电子政务开展起来。

电子政务外包是IT服务外包的一种方式,指政府部门与IT厂商签订信息工程建设和技术服务合同,政府部门的信息系统建设及系统的日常运行维护等工作部分或全部委托或外包给专业公司,由他们组织专业技术队伍,为政府部门提供服务。

国内外的实践证明,IT服务外包已经成为政府信息化过程中提高效率、精简机构、减少开支、专业服务的发展方向。按照专业技术划分,信息系统可以分为网络系统、主机系统、存储系统、应用软件、终端设备等,涉及信息技术的各个方面,任何机构和企业都没有办法单独管理和维护,只有采用专业外包方式才能提供与整个系统的正常运行相关的技术支持。有人形容IT外包服务就像水、电、煤气、道路交通等公用设施一样,委托方购买的是一种服务。

IT厂商与政府部门共同参与电子政务建设,电子政务建设的收益和风险由企业与政府共担,极大地推动了电子政务建设的发展。除了依靠行政手段来推动电子政务建设外,政府还可通过合理的方式授权企业参与筹资、建设、运营和管理。这样,一方面,能够减轻政府部门的财政压力;另一方面,企业也可通过产品开发、技术咨询与服务、数据的商业再开发而获得利润,进而带动信息产业的发展,使电子政务建设进入一种可持续发展的良性循环中。

电子政务外包是国际惯例。从经济、效益、效能等诸多方面权衡后,许多国家政府部门的电子政务建设、运行维护都是委托市场化的专业外包服务公司提供服务,政府工作人员只承担行政管理职能、进行信息加工分析、提出对公众服务的项目要求。例如,南非的电子税务系统就是由南非政府的税务总局与私营企业合资建设。

2.电子政务外包服务商选择

选择好的IT厂商是影响电子政务建设项目成败的一个关键问题。政府部门在选择IT厂商时要注意如下事项:

(1)要看IT厂商对用户需求的把握能力

在开始接触时也许并未接触到正题,IT厂商代表应当能跟上用户的思路,跟上用户的话题,要能很快地理解用户的想法与需求,要能听懂用户的语言,有广泛的理解力。在闲聊之中,政府代表作为用户仔细观察IT厂商的理解力,良好的合作一定要依赖于良好的沟通,如果IT厂商对用户的感觉迟钝,反应不敏捷,那是不能中选的。有些IT厂商,不去认真思考用户的谈话,而急于推销自己的产品与技术,则一定是不能成功的。连用户的话都不耐心听的IT厂商,怎能理解好用户的需求与价值观呢?选择IT厂商第一步是要找一位能够谈得深入的人,话不投机的人很难有能力承担这样的复杂工程。

(2)要考察IT厂商有无相关项目经验

经验对信息系统的建设非常重要。因为电子政务应用非常复杂,没做过的人很容易忽略一些关键点。通常,从IT厂商或专业院校出来的人都非常重视技术,但缺乏经验的人会夸大IT技术的作用。有经验的人就会不一样,他们知道实践的复杂,对于工作中经常碰到的麻烦会进行预防。看IT厂商对实践中的细节问题的专注程度就可以判断对方是老练的专家还是缺乏经验者。

(3)要仔细观察项目团队,特别是项目负责人

在这里,大牌的公司也没有用,公司规模决定不了服务的质量,服务质量主要是由工作班子决定的,特别是由项目负责人决定的,项目负责人的责任心、理解力、沟通力,处事风格都与系统的成败有着密切的关系。没有找到一位好的项目负责人是不能签约的,因为信息系统外包的质量是项目负责人综合素质和能力的反映。

(4)要重视IT厂商的售后服务水平

要仔细询问IT厂商的后期服务与维护的办法,看他们如何来处理项目遗留问题。对于电子政务这样长期运行的项目,后期的修改、完善是不可避免的,一个IT厂商的售后服务水平反映了该IT厂商的业务成熟度。政府部门要找一个成熟与规范的IT厂商,这样才能保障电子政务工程的最终效果。为了做好电子政务,政府部门需要一个长期的合作伙伴。这就是认真挑选IT厂商的重要意义。

不过,目前在中国,电子政务建设外包模式还存在不少问题。以前不少单位为了提高电子政务项目开发效率,把电子政务系统开发整体外包给了IT厂商,俗称“交钥匙工程”,但政府部门很快发现这些“交钥匙工程”基本都不成功。这是由于中国政府处在转型阶段,政府机构和职能经常发生调整。政府机构和职能每调整一次,相应的电子政务软件就要修改一次。一方面,很多IT厂商(特别是小型IT厂商)没有采用模块化、可定制的开发方法,一旦需求改变时候就又要重新开发,过长的开发周期影响政府部门的正常运转,而且政府部门还要追加投资。另一方面,IT厂商生命周期通常较短,不少政府部门把电子政务项目外包给IT厂商,不久就发现该IT厂商已经破产或注销,导致后续运行维护工作难以开展。此外,由于不少IT厂商缺乏电子政务项目管理经验,经常出现拖延项目工期,没有完成预定功能模块,开发成本比预期要高,或者在运行过程中经常出现各种各样的错误,以致政府部门与IT厂商相互扯皮的事情时有发生。要解决这些电子政务建设外包过程中普遍存在的问题,需要IT厂商、政府部门、第三方机构的共同努力。